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BPMS (Business Process Management Suite) o Plataforma para la Gestión de Procesos de Negocio es un software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos.

Son sistemas que permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya existentes y la información que se va generando en la organización.

Por lo tanto un BPMS puede automatizar por ejemplo el proceso de aprobación por parte del Dpto. Financiero de la compra de material cuyo importe es superior al permitido. En este caso el BPMS orquesta el proceso (proceso de aprobación), las personas que intervienen en el proceso (Dpto. Financiero, solicitante del material, etc.), las aplicaciones ya existentes (inicio del proceso desde el ERP de la empresa) y la información que se va generando (importe del material, resultado del análisis por parte del Dpto. Financiero, etc.).

Todo BPMS tiene un ciclo de 4 etapas: MODELIZACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y OPTIMIZACIÓN.

 

  • La MODELIZACIÓN es la etapa donde se diseñan y construyen los procesos. Primero se dibuja el proceso mediante objetos (tareas, eventos, compuertas, etc.) y luego se asignan atributos a esos objetos (ejecutores, formularios, calendarios, tiempos, condiciones, etc.).

En este punto es importante no confundir la MODELIZACIÓN del BPMS con herramientas BPA (Business Process Analysis) independientes que existen en el mercado. Estas herramientas permiten la MODELIZACIÓN pero se quedan en la presentación del proceso, no en su ejecución. Para poder ejecutar el proceso requieren de un BPMS. Por ello una herramienta BPMS incorpora su propio BPA para la MODELIZACIÓN. Si un BPMS no incorpora una herramienta de MODELIZACIÓN, no se considera un BPMS y por tanto debería integrarse con herramientas BPA existentes en el mercado para poder considerarse como tal.

Dentro de la etapa de MODELIZACIÓN, como parte principal existe la Diagramación (dibujar el proceso). Cada día cobra más importancia que la MODELIZACIÓN esté soportada por el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation). Este estándar se está imponiendo al resto de formatos y estándares de Diagramación existentes en el mercado ya que permite de forma fácil y sencilla una mejor interpretación de los procesos Diagramados por parte del Área de Negocio. Asumiendo que alrededor de un proceso existen diversos actores como Propietarios del Proceso, Responsables del Proceso, Analistas, Auditores, etc. es recomendable utilizar una Diagramación entendible por todos ellos.

Otro aspecto importante dentro de la MODELIZACIÓN, es la Simulación de los procesos antes de ejecutarlos. Existen dos tipos de Simulación: La Simulación Estadística y la Simulación Real. La primera consiste en la asignación de unos valores ficticios al proceso (nº de usuarios, tiempo de ejecución de la tarea, coste de los recursos, volumen previsto, etc.) para luego ejecutar el proceso n número de veces. El problema es que la información resultante no es válida para la toma de decisiones cuando se trata de procesos con alta intervención humana (es el caso del 95% de los procesos empresariales) debido a que en este tipo de procesos la carga de trabajo no fluye de manera constante, además un proceso puede tener a su vez subprocesos y por tanto no se puede definir correctamente el “end-to-end” del mismo. Tampoco se suelen contemplar solapamientos entre tareas secuenciales y en paralelo del proceso, y no se consideran las restricciones, por eso se Simula a capacidad infinita y no a finita, que sería la correcta. La segunda, la Simulación Real (también llamada TESTING), se basa en la preparación del proceso para luego ejecutarlo de forma real, pero en un entorno de simulación por lo que no afecta a la realidad de los procesos que sí se están ejecutando en el día a día de la organización. Esta Simulación permite asegurar en un 100% que lo MODELIZADO es lo ejecutado.

  • La EJECUCIÓN es la etapa donde el BPMS realiza y ejecuta lo que se ha MODELIZADO en la etapa anterior. La nueva generación de BPMS no requiere programación a la hora de ejecutar los Modelos. Según asegura la consultora Gartner Inc.
  • La MONITORIZACIÓN es la etapa donde se observan y controlan los resultados de la EJECUCIÓN.

En este punto es importante no confundir la MONITORIZACIÓN de los procesos mediante una herramienta BAM (Business Activity Monitoring) propia e integrada en el BPMS, y las herramientas BAM independientes que ofrece el mercado. Es habitual que la MONITORIZACIÓN mediante el BAM del BPMS se realice por el Área de Negocio para conocer la situación de la actividad del área de su responsabilidad (cargas de trabajo de los usuarios, tiempos de ejecución de las tareas, demoras, etc.). A diferencia de la MONITORIZACIÓN que realiza la gente de IT con un BAM independiente al BPMS y que está enfocado a visualizar cargas de trabajo en la red, estado de la arquitectura del hardware, etc.

  • La OPTIMIZACIÓN es la etapa donde se realizan los cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a través de la MONITORIZACIÓN. Estos cambios se realizan en la MODELIZACIÓN.

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