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como automatizar procesos

Si queremos mejorar la productividad de nuestra empresa, la solución probablemente pase por automatizar procesos de negocio. Aunque pueda parecer un cambio costoso, se trata simplemente de cambiar la forma en que conducimos nuestra empresa y de implantar una solución tecnológica sencilla para poder modelar, ejecutar y controlar los procesos. Vamos a ver cuáles son los principales pasos que debemos dar para automatizar procesos de negocio.

Pensar en procesos para aumentar la productividad.

Pensar en procesos permite dividir el flujo de trabajo en tareas y adjudicar a los participantes un rol y responsabilidad. Al ser necesario describir cada proceso, podemos definir qué documentos necesitaremos en cada tarea, quién es el responsable, cuál será el comportamiento del proceso en cada estado, etc.

Esta descripción del proceso también permitirá un aumento de la calidad, ya que será necesario definirlos de acuerdo a un estándar. Además, al estar automatizados, se aumenta la productividad -libera a los empleados de tareas mecánicas- y permite que toda la organización tenga una visión homogénea del proceso.

Los procesos de negocio deben ser fáciles y flexibles.

Ten en cuenta el presupuesto para diseñar procesos que se puedan realizar en un tiempo reducido y con la menor inversión económica posible. Hay que definir un método de trabajo para que toda la organización sepa quién se va a ocupar de cada tarea y en qué orden.

Un proceso debe estar bien configurado, pero debe dejar margen al cambio. Con AuraPortal (software BPMS para la automatización de procesos de negocio), una vez ejecutado un proceso, existe la posibilidad de ajustarlo de una manera fácil. Esto permite una mejora continua, la aplicación de nuevas tácticas o un ajuste rápido según las necesidades de la empresa.

Una solución tecnológica para la gestión por procesos debe ser fácil, intuitiva y sencilla de utilizar. Por ello, AuraPortal BPMS define los procesos utilizando diagramas, permitiendo que, de una manera muy visual, toda la organización pueda consultarlos y modificarlos si se tienen permisos.

Medir y controlar los procesos aumenta la efectividad.

Tras tomar la decisión de implantar una solución tecnológica para la gestión por procesos de una empresa, uno de los dilema suele ser qué procesos se deben automatizar y cuáles no. Por ello, en EQMED asesoramos y supervisamos el proceso de implantación de AuraPortal BPMS y sugerimos, trabajando junto a la dirección de la empresa, qué procesos deben automatizarse, según su importancia para los resultados de la empresa (metodología BPM).

Suelen ser tareas repetitivas y que quitan tiempo a la plantilla para la realización del resto de actividades (comprobar una normativa, mandar un aviso, etc.). Además, automatizar procesos reduce los errores humanos, ya que cada miembro sabe qué tarea debe realizar y en qué estado se encuentran los procesos.

Por otra parte, al estar definido cada proceso cuidadosamente, se obliga a su cumplimiento, y es fácil comprobar quién ha realizado sus tareas y quién no, mejorando la productividad y la competitividad.

Hacer seguimiento de los procesos favorece la mejora continua.

Es necesario recoger datos para medir tiempos en las tareas y así poder focalizar el error y subsanarlo lo antes posible. Hay que crear una rutina de recogida de datos, definir qué métricas vamos a realizar y planificar la recogida de información sistematizada. Por ejemplo, cuánto tarda en entregarse un pedido una vez solicitado.

La fase de análisis y seguimiento de los procesos es vital para descubrir errores. La solución tecnológica AuraPortal está diseñada para poder realizar un seguimiento exhaustivo de los procesos y para poder modificar cualquier dato con rapidez, sin interrumpir el proceso.

Para reducir riesgos, AuraPortal también permite realizar un simulacro del proceso con datos reales; así comprobamos que el proceso funciona y da resultados antes de lanzarlo. Esto ayudará a solucionar los cuellos de botella, a actualizar el funcionamiento de la empresa según las condiciones externas, etc. Así podremos adelantarnos a la competencia y no incurriremos en gastos innecesarios.

Si necesita más información sobre la implantación de AuraPortal en su empresa bajo la supervisión de EQMED, no dude en contactar con nosotros.

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