EQFARMA: Potente solución tecnológica para la gestión y la comunicación interna de farmacias y parafarmacias, desarrollada por EQMED a partir de AuraPortal BPMS

Las oficinas de farmacia han experimentado una evolución a nivel comercial en los últimos años que les ha permitido pasar de la “botica” tradicional a puntos de venta donde la correcta ejecución del marketing y la organización interna les ha permitido mantenerse y crecer sosteniblemente.

Esta evolución exige a las farmacias adoptar nuevos modelos de gestión, tanto a nivel de gestión del personal de farmacia como a nivel de gestión de procesos y procedimientos internos.

Por esta razón, EQMED ha desarrollado EQFARMA teniendo en cuenta al experiencia previa en  farmacias con un número considerable de empleados o grupos de farmacias con una gestión común.

Conozca a continuación algunas de las funcionalidades que EQFARMA puede aportar a la gestión de su farmacia. Contacte con nosotros para realizar una demostración gratuita.

Comunicación efectiva en farmacia

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¿Qué es EQFARMA?

EQFARMA es una potente solución tecnológica para la gestión y la comunicación interna y externa en farmacias y parafarmacias, desarrollada por EQMED a partir de AuraPortal (*)

(*) AuraPortal es una aplicación de software empresarial que aglutina en único sistema las funcionalidades de cinco entornos situados en la vanguardia de la tecnología para la gestión de empresas.

-           BPMS/ SOA. Suite de Gestión de Procesos con Reglas de Negocio.

-           CRM. Gestión de Clientes con Comercio Electrónico mediante Procesos.

-           INTRANET para Comunicación y Colaboración con Workflow.

-           PORTALES ECM. Gestión y Publicación de Contenidos Empresariales.

-           GESTIÓN DOCUMENTAL. Con MS SharePoint.

EQFARMA es más que una INTRANET, es una suite que proporciona al equipo de la farmacia un único entorno web en el que:

  • Organizar los elementos informativos de la oficina de farmacia (datos de empleados, clientes, productos, laboratorios, visitadores, elementos del inmovilizado, proyectos, documentos). Y todo ello sin necesidad de duplicar los datos, pues EQFARMA se integra con la mayoría de los programas existentes específicos para  farmacias (ERP´s para farmacias).
  • Crear una plataforma para la colaboración y el aprendizaje organizativo (tareas, comunicados de la farmacia, accesos directos a información relevante). Cada usuario se identifica al entrar en la aplicación, EQFARMA lo reconoce y pone a su disposición todos los datos e información que precisa, a la vez que quedan registrados los resultados de la interacción del usuario con el sistema.
  • Establecer y automatizar los flujos de trabajo de procesos críticos para los resultados relevantes de cada farmacia  (gestión de campañas y promociones, gestión de encargos, gestión de incidencias, gestión de compras, gestión de horarios y agendas, etc.) y todo ello sin necesidad de programación.

¿Realmente mi farmacia necesita EQFARMA?

Si cualquiera de los siguientes problemas le resta tiempo capital y efectividad a su equipo, puede plantearse implantar una solución como EQFARMA:

-          Comunicación interna y su registro, el e-mail no es suficiente, el tablón de anuncios es transparente, las agendas de animaciones, eventos, etc. se pierden; existen barreras físicas (centros de trabajo separados), temporales (extensos horarios de apertura, turnos, personal en día libre o vacaciones)  y organizativas (falta de coordinación y procedimiento);

-          Implicación del personal, delegación de tareas y seguimiento de las mismas, ¿el personal sabe realmente lo que tiene que hacer? ¿cuáles son las promociones del mes (productos a recomendar, venta cruzada, reto propuesto)? ¿cómo actuar ante una incidencia? ¿dispone de información de cómo lo está haciendo en tiempo real?;

-          gestión documental, control y acceso (inmediato) a la documentación (procedimientos normalizados de trabajo, información sobre nuevos productos, manuales de organización interna, etc.), y todo lo que ello conlleva, control de versiones, accesos restringido, avisos sobre cambios en documentos, firma digital;

-          información de gestión, operativa y estratégica, ¿el personal dispone de la información precisa para realizar sus tareas en tiempo real? ¿disponemos en tiempo real de los indicadores que precisamos para mejorar nuestro desempeño? ¿obtenemos los indicadores cuando ya no los necesitamos? ¿nos podemos fiar de los datos?;

-          organización de la información en torno a un tema (tarea, empleado, laboratorio, cliente, elemento del inmovilizado, proyecto, producto, etc.), la información está dispersa y es difícil de recopilar.

¿Qué uso concreto han hecho otras farmacias con EQFARMA?

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Funcionalidad Descripción
Calendario de Días Libres y Vacaciones Calendario oficial de días libres y vacaciones del personal de las farmacias.
Solicitud de día Libre o Vacaciones Para solicitar formalmente un día libre o vacaciones, se debe crear la tarea libre “Solicitud de día libre o vacaciones” desde el apartado “Mis Tareas”.
Agenda de Llamadas y Recados de Dirección Agenda que permite registrar las llamadas y recados recibidos para la dirección. Todos los usuarios pueden registrar datos. Una vez guardado, el sistema envía automáticamente un email indicando a la dirección que ha recibido una llamada o recado.
Agenda Pública de Dirección Agenda de actividades de dirección. Se puede actualizar bidireccionalmente desde EQFARMA, Outlook o iPhone.
Agenda de Animaciones Reservar de cita de clientes para animaciones. Pueden existir animaciones distintas en un mismo día.
Agendas del Podólogo/ Dietista/etc Reserva de cita de clientes para especialistas externos. Éstos pueden leer las respectivas agendas antes de cada visita desde su oficina/casa.
Sincronización de Agendas con Outlook e iPhone Sistema que permite la configuración bidireccional de las agendas de EQFARMA con un iPhone. El sistema utiliza Microsoft Outlook como punto intermedio.
MOI – Manual de Organización Interna Biblioteca oficial de manuales de organización interna. Existe una única copia oficial y no múltiples versiones.
Registro de Formación Se crea un registro de formación para cada trabajador. Permite registrar las horas de curso recibidas, la empresa que ha impartido el curso y una descripción de los temas tratados.
Es accesible desde la ficha del trabajador.
Registro de Incidencias Permite que cualquier usuario de la farmacia registre una incidencia. El detalle llega automáticamente al responsable de la farmacia para que gestione dicha incidencia. Existen 3 tipos de incidencias: Física (material) / con clientes / stock.
Evaluación del Desempeño Sistema que permite crear mensualmente la evaluación de los empleados seleccionados. Se debe registrar la evaluación de cada uno y el sistema entrega un formato para imprimir.
Gestión automatizada de Promociones del Mes Permite definir las acciones promocionales de cada farmacia y mes en curso. El sistema calculará las ventas de cada usuario para cada acción. El proceso permite consultar a los usuarios los resultados en tiempo real.
Envío SMS al Cliente Sistema que permite el envío de SMS de forma manual o automática. Toda la comunicación por este medio queda registrada automáticamente en el sistema.
Más funcionalidades Conozca en detalle otras funcionalidades ofrece EQFARMA. Solicite una demo personalizada para su farmacia.

¿Qué ventajas aporta EQFARMA para mi farmacia?

EQFARMA se adapta a cada farmacia o grupo de farmacias. Si bien la problemática es similar, hay matices. No existen dos farmacias iguales, como no existen dos personas iguales. Los objetivos, la forma de competir, los estilos de dirección, los equipos humanos, el software de gestión,  son distintos.

Ventajas:

 -          Facilitar la rápida puesta en marcha de las políticas y estrategias de la dirección de la farmacia, resolviendo los problemas actuales de comunicación interna, sobre todo en grupos con centros de trabajo separados, extensos horarios de apertura, gran cantidad de animaciones, eventos, servicios farmacéuticos, etc.

-          Aumentar significativamente la implicación del personal que sabrá realmente lo que tiene que hacer, cuáles son las promociones del mes, productos a recomendar, venta cruzada, retos,  cómo actuar ante una incidencia, etc., además de disponer de información de cómo lo está haciendo en tiempo real.

-          Optimizar la gestión documental, mediante el control y acceso on-line a procedimientos normalizados de trabajo, información sobre nuevos productos, manuales de organización interna, etc., incluyendo el control de versiones, los accesos restringidos, avisos sobre cambios en documentos, firma digital, informes y documentos que se generan automáticamente, etc.

-          Disponer  de información de gestión, operativa y estratégica, precisa y en tiempo real;  los indicadores serán fiables pues los obtiene el sistema de los procesos diarios, de manera automática. Toda la información que se necesita para mejorar el desempeño, está cuando se necesita.

-          Enlazar toda la información en torno a un tema, tarea, empleado, laboratorio, cliente, elemento del inmovilizado, proyecto, producto, etc., organizada y fácilmente accesible.

-          El equipo de la farmacia asimilará una tecnología de última generación (basada en entorno Web, BPM,s Intranets, Gestión Documental) que le permitirá a la dirección,  implementar cualquier cambio en la estrategia, automatizar cualquier proceso, o resolver  cualquier otro problema futuro de comunicación y gestión interna,   sin necesidad de programación,  y todo ello con la posibilidad de hacerlo con personal propio con la formación adecuada.

¿Cómo es la implantación de EQFARMA y cuánto tiempo puede durar?

Es importante resaltar que la metodología de implantación propone dos hitos importantes orientados a conseguir un uso inmediato de EQFARMA:

-          Primera salida en vivo: busca dotar de unas funcionalidades básicas a la aplicación, pero de un alto impacto en la farmacia, que permita a dirección y empleados hacer un uso rentable en cuanto a eficiencia y apoyo a la gestión se refiere, y en un breve período de tiempo (15 días).

-          Segunda salida en vivo: A la vez que los usuarios han comenzado a utilizar la aplicación y se familiarizaban con ella, se comienza el desarrollo de los procesos que previamente ya habían sido definidos y priorizados en base a su mayor impacto en los resultados relevantes de la farmacia. Esta “segunda salida en vivo”, se realiza, de forma iterativa por cada proceso.

La implantación se lleva a cabo con la participación de la dirección y del personal implicado de las farmacias, siguiendo una estructura de proyecto, a través de las siguientes fases:

-       Análisis y planificación del proyecto.
-       Instalación y configuración de EQFARMA.
-       Parametrización y puesta en marcha de la Intranet.
-       Modelización, parametrización e implantación de los procesos priorizados.
-       Seguimiento y control del proyecto.
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