Mejora de Procesos: Toda organización trabaja por procesos, aunque ésta no sea consciente de ello. Pero la máxima efectividad se alcanza cuando se utiliza software BPMS para la gestión de los procesos.

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Gestionar procesos de negocio se ha transformado en una necesidad para las empresas que desean ser más eficientes y productivas, tanto a nivel de personal como de los propios procesos. Pero la situación real de eficiencia se produce al saber cómo automatizar procesos de negocio ya que debido a la naturaleza de los procesos, la única forma de conseguir que funcionen correctamente es a través de un software de gestión de procesos. Por otra parte, la administración por excepción ayuda a conseguir el éxito empresarial. Esta forma de gestión se basa en el siguiente principio: Automatizar los procesos de negocio, asegurando que empleados y colaboradores realizan las tareas tal como se han diseñado, y nos ocupamos de gestionar lo que se sale de lo establecido; gestionamos las excepciones.

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Los BPMS son software orientados a la automatización de los procesos de las organizaciones, y cuyo objetivo final es ayudar a la organización a obtener mejores resultados económicos mediante una organización adecuada, mejor control, reducción de tiempos, etc.

BPM Beneficios

Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un determinado fin. Es una realidad innegable que toda empresa u organización está gestionada internamente mediante procesos.

De hecho, la suma de todos los procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus procesos.

Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o escritos, y otros complejos y muy estructurados.

AuraPortal Partner

auraportal-partnerEs en este instante cuando la herramienta para la Gestión por Procesos o BPMS (Business Process Management Suite) cobra mayor relevancia ya que es el software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos, y en definitiva ayuda a las organizaciones a lograr mejores resultados.

EQMED es partner autorizado de AuraPortal para España y Latino América.

 

¡Una REVOLUCIÓN!

Según la práctica totalidad de analistas, la aparición del BPMS representa quizás la más importante revolución en el dominio del software empresarial, comparable en su entorno a la revolución que ha supuesto la aparición de Internet.

Se prevé que a medio plazo TODAS las modernas empresas y organizaciones de cualquier tamaño tendrán y trabajarán con BPMS para la gestión de la mayoría de sus actividades.

Preguntas y respuestas sobre la gestión de procesos de negocio con AuraPortal BPMS

¿Necesita mi empresa un BPMS?

¿Qué es un BPMS?

Acrónimo

BPMS significa ‘Business Process Management Suite’ y es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y mucha mayor potencia.

Definición

BPMS puede ser definido como: “Una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos”.

Alcance

Con una herramienta BPMS de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación y cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.

Ventajas

Las empresas que implantan un BPMS mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes. Por lo tanto permite que las empresas sean más: Flexibles, Competitivas yEficientes.

Ventajas Competitiva y Económica

La tremenda ventaja competitiva que significa trabajar con BPMS es tal que un creciente número de empresas y organizaciones están adoptando el uso de herramientas BPMS para no perder la competitividad frente a otras que ya lo están utilizando. Ello es debido a que, además de la superior potencia y flexibilidad operacional aportadas por los BPMS, se consigue, de forma prácticamente instantánea, un ahorro de costes empresariales comprendido entre el 20% y el 50% y un Retorno sobre la Inversión (ROI) de hasta el 400%.

Integración

Aunque los procesos diseñados dentro del BPMS pueden trabajar cómodamente de manera integrada con software de gestión previamente existente en la empresa, como ERP y CRM, es previsible que las empresas irán gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las actividades de las aplicaciones de ERP y CRM, para sustituir dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo así mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa empresarial.  

Tres Pasos en BPMS

El procedimiento para trabajar con BPMS comprende tres pasos fundamentales:

  • Construir el diagrama del modelo de proceso.
  • Definir los valores de los parámetros tales como los nombres o roles de los ejecutores de las tareas, etc.
  • Poner inmediatamente en ejecución el proceso sin tener que esperar a ningún desarrollo de programación (suponiendo que se está trabajando con AuraPortal).

¿Necesita mi empresa un BPMS?

Para reconocer si una organización necesita implantar un BPMS para automatizar sus procesos, primero hay que averiguar si adolece de los siguientes síntomas o se encuentra en alguna de las siguientes situaciones:

  • Falta de control de los procesos.  Dificultad para averiguar de forma sencilla y ágil la situación de los procesos. Retrasos en la finalización de las tareas, reconocer los motivos de los retrasos, etc.
  • Dificultad en la métrica de los procesos.  Realizar comparativas entre otros procesos similares, desvíos en cuanto a tiempos, costes, magnitudes, rendimientos, etc.
  • Procesos donde intervienen personas, y donde hay que interactuar con aplicaciones informáticas existentes en la organización.
  • Información del proceso dispersa en diferentes localizaciones con dificultad de acceso a la misma y mínima o nula comunicación.
  • Asegurar que el proceso se está cumpliendo tal y como se diseñó.
  • Confusión en la ejecución de las tareas del proceso por parte de los diferentes roles.
  • Dificultad en la Gestión del Cambio a la hora de implantar nuevos procesos o modificar los ya existentes.
  • Inconsistencia de información en los resultados del proceso.
  • El conocimiento del proceso sólo está en las personas y no en la organización.
  • Excesivo empleo de tiempo en la finalización de los procesos.
  • Desorganización por parte de las personas que intervienen en los procesos por desconocimiento de sus labores.
  • Excesiva generación de documentación.
  • Procesos con bajos niveles de rendimiento debido a su excesivo control burocrático.
  • Etc.

Si la organización ve reflejada alguno de los puntos mencionados referente a sus procesos, la respuesta es sí, su organización necesita un BPMS.

¿Es ahora el momento de implantar un BPMS?

Antaño, los BPMS eran aplicaciones muy rígidas, con poco margen de maniobra, con dificultad a la hora de implantar los procesos, con una gran dependencia de programación y del departamento de IT, elevados tiempos de finalización de los proyectos de implantación, y elevados costes. Al ser herramientas de compleja manejabilidad, con requerimientos de formación muy técnicos y enfocadas para el uso por la gente de IT, ha sido históricamente ardua la tarea de implantar los procesos por parte de la gente de Negocio, quien a la postre son los conocedores del comportamiento de la empresa y sus políticas de empresa. El marco de actuación de la gente de Negocio se ha visto limitado por una entorpecida comunicación con la gente de IT para transmitir cómo debían ser los procesos.

Fundamentalmente, la necesidad de programar a la hora de construir el Modelo del proceso ha sido uno de los principales factores de fracaso en la implantación de sistemas BPMS. A esto se añade las carencias tecnológicas, entre ellas la falta de estándares para la comunicación entre aplicaciones, que obligaba a realizar arduos desarrollos para la integración entre los procesos  y las aplicaciones (ERP, RRHH, etc.) para obtener la información y los datos requeridos.

Hoy en día la tecnología ha evolucionado enormemente, permitiendo que un reducido número de BPMS hayan facilitado que los proyectos de implantación sean más asequibles en todos sus aspectos: temporales, funcionales y económicos. Este nuevo enfoque permite a la gente de Negocio participar más activamente en la Modelización de los procesos empresariales.

Por tanto sí, ahora es el momento.

¿Que procesos se pueden automatizar con BPMS?

La concepción de un BPMS es que pueda automatizar cualquier clase de proceso de una organización. Los BPMS son aplicaciones “horizontales” con un alto grado de “verticalización” (especialización). Además, los BPMS pueden apoyarse en la infraestructura tecnológica existente en la organización, como por ejemplo el ERP, BI, SCM, CRM, etc. permitiendo que el proceso unifique éstos con las personas que intervienen en el mismo. Para poder entender mejor qué tipo de procesos se pueden automatizar, utilizaremos dos enfoques, según el sector de aplicación, y según la solución.

1.       Sectores:

  • Administración Pública (Gestión de Expedientes, Carpeta Ciudadano, Levantamiento de Actas, Gestión Presupuestaria, etc.)
  • Industria (Aprovisionamiento, Gestión de Producción, Gestión de Mantenimiento de Máquinas, etc.)
  • Construcción (Gestión de Obras, Planificación, Promoción, Gestión de Licencias, etc.)
  • Instituciones Financieras (Gestión de Riesgos, Gestión de Activos, Solicitudes de Crédito, Planificación, etc.)
  • Seguros (Auditorías, Requerimientos Legales, Gestión de Pólizas, Gestión de Peritos, etc.)
  • Sanidad (Gestión de Prevención, Ensayos Clínicos, Gestión de Pacientes, Gestión de Riesgos y Seguridad Clínica, Diagnósticos, etc.)
  • Educación (Gestión de Expedientes, Gestión de Notas, Gestión de Planificación Escolar, Gestión de Actas, etc.)
  • Servicios (Gestión de Reservas, Gestión de Solicitudes de Contratación, Solicitud de Asesoramiento, etc.)
  • Otros

2.       Soluciones:

  • Administración Empresarial (Gestión de Presupuestos, Gestión de Fusiones y  Adquisiciones, Políticas Internas,  etc.)
  • CRM (Campañas de Marketing, Seguimiento de Oportunidades, Call Center, Gestión Post-Venta, etc.)
  • SCM (Gestión de Pedidos, Gestión de Entregas, Gestión de Rutas, Gestión de Reclamaciones, Gestión de Incidencias, etc.)
  • Gestión Financiera (Gestión de Costes, Gestión Presupuestaria, Gestión de Consolidación y Cierre, Análisis de Riesgos, etc.)
  • Fabricación (Gestión de Producción, Gestión de Devoluciones, Gestión de Planificación y Aprovisionamiento, etc.)
  • Recursos Humanos (Gestión de Contratación, Gestión de Vacaciones, Gestión del Conocimiento, Selección de Candidatos, Terminación Laboral, etc.)
  • Normativas (Calidad, No Conformidades, Acciones Correctivas, EFQM, CMMI, 6 Sigma, Sarbanes-Oxley, LOPD, etc.)
  • Otros

De las clases de procesos que se han mencionado en este punto del documento, un 95% se automatizan con herramientas BPMS con orientación Human – Centric, y el 5% restante se automatizan con herramientas BPMS con orientación System – Centric.

¿Qué beneficios obtendré al implantar un BPMS?

La implantación de un BPMS en una organización conllevará una serie de mejoras en la gestión, entre otras, que se indican a continuación:

  • Resultados homogéneos y predecibles
  • Aumenta la capacidad analítica
  • Atender mayores volúmenes con más exactitud
  • Eliminación de errores
  • Rápida implementación de nuevas estrategias de negocios
  • Mejoramiento continuo
  • Optimiza el rendimiento de las personas
  • Disminuye las necesidades de capacitación y formación
  • Consistencia de información y servicio
  • Reducción de costes
  • Permite extender el proceso a terceros (Colaboración)
  • Asegura que el proceso y las políticas de negocio se cumplen de forma estándar
  • El conocimiento queda en la organización y no en las personas
  • Optimiza la colaboración entre personas y herramientas
  • Proporciona un entorno de trabajo intuitivo
  • Facilita el cumplimiento de los objetivos marcados
  • Etc.

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